L'analyse des besoins

par Julien

Analyser un besoin et en déduire des objectifs est fondamental pour établir l'axe de votre projet.

Cette analyse est même la première chose à faire, avant de démarrer quoique ce soit, car elle va mettre en évidence la viabilité de votre démarche, et ainsi démarquer les bonnes des mauvaises idées.

En effet, ce n'est pas parce qu'un besoin existe qu'il représente forcément une opportunité. ll faut l'étudier, et comprendre les causes de ce besoin.

Définir les causes

Pour commencer, quand il ne semble pas exister de réponse à un besoin, il faut tout d'abord analyser l'origine et la source de ce constat. Il existe tellement de produits et de services aujourd'hui que trouver un "vide" quelque part se montre étonnant.

Tâchez de comprendre d'où vient cette sensation de besoin. Voici quelques questions pour orienter votre réflexion :

  • Est-ce que vous avez bien pris la problématique dans le bon sens ?
  • Est-ce que le besoin n'est pas satisfait par un autre outil, de façon secondaire/collatérale ?
  • Est-ce que le besoin est généralisable ou n'est-il applicable que dans votre contexte ?

Ce dernier point est important car vous devez prendre du recul par rapport au contexte dans laquelle le besoin s'est manifesté.
Il est plus simple d'analyser un besoin dans son propre secteur, car on comprend mieux les problématiques de notre micro-environnement. En revanche, il devient tout de suite plus délicat d'anticiper des problématiques plus éloignées. Votre projet peut par exemple parfaitement répondre à un besoin de votre secteur, mais casser les pieds à toute la chaîne qui gravite autour de celui-ci.

Prenons une gestion de stocks de produits par exemple : Vous vendez des bouteilles de bière artisanales à l'unité, dans une offre à abonnement mensuel. Tout va bien, vous gérez votre stock avec comme unité la bouteille.
Problème, votre fournisseur, comme tous les fournisseurs, vous livrent des palettes. Donc vous devez intégrer une règle de calcul dans votre système pour convertir une palette en x bouteilles.

Ici, c'est un problème simple à résoudre, mais qui met en évidence que si les acteurs d'un secteur ne se basent pas sur les mêmes variables, tous les systèmes de gestion, informatiques ou non, doivent être adaptés en conséquence.

Quand on a dix règles à gérer, ça va. Quand il y en a 250, réparties entre 5 acteurs différents, c'est une autre paire de manches.

Rédiger une définition

Après avoir maîtrisé les causes du besoin, il va être temps d'aller plus loin dans le concret. Rédigez un document qui définira toutes les causes du besoin que vous avez trouvé, la problématique que votre projet soulève ainsi que les enjeux et acteurs concernés par le besoin.

Ce document servira de préambule à un futur cahier des charges, ou d'un annexe explicatif si le besoin se montre conséquent à décrire. Pensez toujours aux personnes qui vont prendre connaissance de vos documents, et demandez-vous si votre agencement est le plus simple à appréhender.

Une fois que vous avez rédigé cette définition des éléments concrets du besoin, consultez vos collègues, pour vous assurer de sa clarté. Puis demandez des avis complémentaires autour de vous en vous adressant à des experts techniques, des consultants, des clients ou prestataires quand vous en avez la possibilité.

On reste trop souvent seul à élaborer ce genre de documents, par soucis divers & variés de vouloir protéger sa réflexion, ou de ne pas déranger ces collègues. Ce sont des craintes globalement infondées - on en reparlera - et qui mettent de toutes façons à mal votre productivité et donc nuisent à votre projet. Mettez vos considérations personnelles de côté pour vous focaliser sur le besoin, et le besoin uniquement.

Anticiper les contraintes

En voilà une partie délicate. C'est un exercice qui se montre particulièrement complexe sur des besoins concernant plusieurs acteurs ou secteurs car chaque acteur va apporter son lot de contraintes.

Les lister ici permettra, lors de l'élaboration du cahier des charges, de définir un ensemble de consignes qui les prendra toutes en compte.
Ou un maximum tout du moins.
Ou d'établir un compromis.
Quand je vous dis que c'est délicat...

Ce qu'il faut avoir en tête, c'est qu'il existe un grand nombre de contraintes, et que vous ne devez absolument pas vous cantonner à votre cœur de métier. D'où la consultation des collègues - mentionnée ci-dessus - qui devrait être obligatoire et systématique lors de l'établissement de cette liste.

Et ensuite ?

Si vous avez réussi à rédiger tout cela sans problème, vous tenez très probablement un vrai besoin. La difficulté à expliquer en quoi une situation se montre problématique est un bon indicateur quand il s'agit de déterminer l'importance dudit problème.

Prenez également le temps d'analyser les réactions de vos collègues quand vous leur présenter le besoin et vos idées pour y répondre. S'ils se sentent également concernés, c'est un signe que votre réflexion est importante.

Quand vous sentez que le besoin est suffisamment clair pour vous et pour tous les futurs acteurs, la prochaine étape sera d'élaborer le cahier des charges du projet.