Le Petit Entrepreneur #2 - Prenez le temps !

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Un entrepreneur est confronté à des tâches tout aussi diversifiées que complexes. Et la gestion de votre planning sera la plus permanente, la plus complexe et probablement une des plus frustrantes.

Que de joie et de bonheur, vraiment, on s'emmerde pour rien !

Et bien non. Gérer son temps est une chose primordiale. Elle évoluera en même temps que vous, votre entreprise, vos projets, vos perspectives et vos objectifs.
Cela vous aidera à prioriser, à organiser vos tâches, dans votre carrière et dans votre vie personnelle. Et oui, vous aurez toujours une vie à côté, ce n'est pas une chimère ! ;)

Ce stéréotype du "patron qui ne fait que travailler" ne perdure pas pour rien. Il est aujourd'hui complexe de s'investir pleinement dans tous les aspects de sa vie, tant notre société nous pousse à vouloir tout faire très vite et à la perfection. Voyons voir comment s'attaquer à ce Goliath des temps modernes.

Prioriser

On l'a déjà dit, tout le monde le sait : vous allez avoir une tonne de boulot, deux tonnes de choses à faire, et souvent l'impression de courir entre tout ça.

L'important est de prioriser vos tâches. Cela dépend de votre activité, bien évidemment, mais bien souvent, une règle dit que "Si ça prend 5 minutes, faites-le tout de suite". Ça sera ça de moins sur la pile des choses à faire.
A contrario, si ça en prend plus et que cela nécessite une réflexion, vous le planifierez plus tard. Notez le dans un coin pour pas le zapper, c'est tout. Votre planning n'a pas besoin d'être tourmenté plus que nécessaire.

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Il m'arrive souvent de faire énormément de choses en une matinée. Je me lève à 8h/8h30, le temps de me réveiller, de prendre un - deux - café(s) et j'attaque à 9h. Comme tout a été planifié la veille avant de finir ma journée, pas de questions à poser. Je dépile mes emails, met de côté les nouvelles tâches, et attaque celles programmées. Et comme je me suis laissé de la marge, il se peut que je finisse ma matinée vers 11h.
Dans ce cas-là, merveille des merveilles, soit je trie les nouvelles tâches, soit j'organise l'après-midi (si ce n'est pas déjà fait), ou bien je fais "autre chose", pioché dans le chapeau magique des choses à faire plus tard.

Le tout est de trouver la bonne "fréquence" d'organisation. Pour moi, ça va être des demi-journées, peut-être que pour vous, ce sera une journée, une heure ?
La demi-journée semble être un bon compromis car cela laisse suffisamment de temps devant vous pour faire 90% des tâches communes. Si vous avez besoin d'une journée, en théorie, vous l'avez vu venir d'assez loin et cela a pu être planifié en conséquence.

Prioriser, c'est une première étape. Mais comment gérer les imprévus ? Un coup de fil inattendu ? Une réunion qui traîne un peu ? Une seule façon : prendre de la marge pendant votre planification !

De la maaaarge !

N'hésitez pas à prévoir plus de temps pour des choses simples. Une facture à éditer, ça vous prend en général 5/10 minutes ? Prévoyez-en 30. Une réunion de 14h à 16h ? Bloquez votre demi-journée.
Il n'y a rien de plus frustrant que de ne pas avoir le temps d'accomplir ce qu'on a prévu, et de ne pas pouvoir souffler entre les différents événements de la journée.

L'exemple de la réunion est assez parlant, car comment voulez-vous appréhender correctement une réunion si vous êtes pressés par le temps ?
Vous allez être tendu, votre interlocuteur va très certainement le ressentir et votre empressement va passer pour de l'incompétence , ou pire, de l'irrespect. Difficile de poursuivre une relation professionnelle saine après ça, vous vous en doutez.

En bref, accordez-vous plus de temps que nécessaire. Et cela vaut d'autant plus si vous débutez une activité, et que vous manquez d'expérience pour bien estimer le temps que peuvent prendre vos différentes activités.
Avec les mois et les années, l'habitude va rendre vos estimations plus précises. Vous pourrez alors augmenter la cadence et vous permettre d'être un peu moins rigoureux sur votre planning puisque vous serez plus à l'aise avec le fait d'interchanger vos tâches sans prendre de retard pour autant.

Attention toutefois à ne pas surcharger vos journées, car malgré toute votre expérience, vous restez un être humain. Vos convictions peuvent très vite se flétrir face à un coup de pression ou de fatigue. On en parlera également dans un autre article, comment anticiper, diagnostiquer, appréhender et se remettre d'un burn-out.

Pour ne pas surcharger vos journées de toutes vos idées qui n'attendent qu'un peu de votre temps pour se concrétiser ? Notez-les dans le chapeau magique des choses à faire plus tard !

Le chapeau magique des choses à faire plus tard

Si vous vous êtes lancé, c'est que vous avez eu une idée suffisamment viable, suffisamment intense pour franchir le cap. Cette idée est souvent là depuis un certain temps. Elle a fait son chemin jusqu'à se concrétiser, a survécu à des obstacles, des contextes difficiles, des contraintes personnelles.

Mais elle a surtout survécu à d'autres idées tout aussi intéressantes ! Régulièrement, il m'arrive d'avoir un concept intéressant, qui se construit dans un coin de mon cerveau. En laissant ce concept trainer, si je n'arrive pas à l'oublier dans les méandres de ma semaine, je prends 1 ou 2h pour l'étudier d'un peu plus près, aller faire une mini-étude de marché en quelque sorte.
Après un compte-rendu, je met le concept de côté, et prend le parti de l'ignorer à nouveau, pour une durée plus longue.

C'est là que votre meilleur ami - votre cerveau - va prendre le relais. Faites confiance à votre corps et à votre instinct pour faire ressortir ce concept quand vous en aurez le temps, le besoin, ou peu importe la raison, qui sera de toutes façons contextuelle.

Si ce concept vaut le coup, cela prendra forme et il aura sa chance un jour ! Et une nouvelle aventure pourra commencer ! Laissez la nature faire le tri entre les bonnes et les mauvaises idées, en tâche de fond. Votre cerveau est très fort pour ça :)

Des outils adaptés

Bon, après avoir bien vanté nos capacités d'organisation, il faut bien admettre qu'on a pas inventé l'informatique pour retenir tout ce qu'on doit faire. Il est plus simple d'appréhender un planning ou une organisation quand celle-ci est retranscrite visuellement, et accessible rapidement de n'importe où.

Pour vous aider à faire votre popotte, voici quelques outils pouvant vous aider à organiser tâches et plannings, que vous soyez seul, ou avec une équipe.

Le dernier n'est même pas une blague. Ce qui compte, c'est d'être à l'aise avec votre organisation et avec votre planification. Rappelez vous que vous allez évoluer. Il est donc naturel d'avoir des phases plutôt papiers, d'autres plutôt logiciels / applications. Tâchez de découvrir des nouveaux outils régulièrement, il en sort tous les jours, pour subvenir à des besoins toujours plus variés !

Ne passez pas non plus votre temps à gérer votre temps. Il ne faut pas sur-planifier vos journées, chercher la moindre optimisation. Si vous n'êtes pas un minimum flexible sur votre organisation, vous allez vite vous retrouver coincé au moindre grain de sable et au final, vous allez perdre plus de temps qu'autre chose :)

Pour résumer : faites-vous confiance. Apprendre à s'organiser prend du temps. Avec quelques couacs et courses surprises, vous allez ajuster naturellement votre organisation, jusqu'à atteindre un point d'équilibre. Constatez régulièrement si vous vous sentez plus productifs, plus en forme. Juste mieux en fait, c'est le meilleur des indicateurs. :)