Le petit entrepreneur #4- Persévérez et Évoluez !

par Julien

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Monter un business est une question d’endurance. Vous allez connaître des hauts et des bas, et les vivre plus ou moins bien. Et étrangement, une croissance est plus délicate à gérer qu’une perte de vitesse !

Aujourd’hui, nous allons voir comment répartir nos efforts et nos priorités pour vivre ces évolutions de la manière la plus sereine possible.

Persévérez !

C’est une des règles principales du jeu de l'entreprenariat : votre situation est précaire et la bataille va être longue pour sortir de cette instabilité.

Pour pouvoir tenir la distance, il est important d'instaurer quelques règles et fonctionnements

Planifier la routine

On entend souvent qu’il faut savoir sortir de sa zone de confort pour progresser, mais ce qu’on omet, c’est que cela demande une énergie considérable. Pendant ces périodes, on fait des erreurs, et ce ne sont pas des moments que l’on peut qualifier de fiables.

Or, une entreprise a besoin d’une routine fiable. C’est grâce à ces sentiers battus que l’on gagne en productivité et que l’on peut gérer correctement un planning.

Il existe une quantité de logiciels permettant de gérer et de partager des agendas. Les plus communs étant Google Agenda ou iCal.

Vous pouvez également vous servir de logiciels ou apps intermédiaires, comme Outlook ou Thunderbird, qui se connectent à votre agenda et vous permettent de le modifier depuis votre PC ou votre smartphone.

Ces outils, on en a déjà parlé, c’est par là !

Il y a des impératifs récurrents dans la vie d’une entreprise. Des points projets, du management, des contraintes administratives etc… L’avantage de ces impératifs, c’est qu’ils peuvent se planifier à intervalle fixe, plus ou moins grand selon votre structure.

Un point sur les projets en cours, par exemple, se planifie un Lundi matin, avant d’attaquer la semaine, pour assigner les tâches, ou bien le Vendredi après-midi, pour clôturer la semaine et planifier la suivante.
Cela prend rarement plus de deux heures, et permet d’identifier de garder en tête tout ce qu’il se passe dans la société.

Vous avez également besoin de planifier des phases strictes de production dans les équipes polyvalentes. Entre les échanges d’email, les petites tâches, les interruptions diverses et variées, on ne peut pas vraiment dire que l’on a pu travailler plusieurs heures d’affilée sur un projet.
Mais c’est pourtant ce que l’on a vendu au client et marqué sur un planning. Et à la fin, selon ce même planning, on a travaillé plus que prévu. Ce qui n’est pas vrai, et donc on ne peut pas se baser sur ces chiffres pour améliorer nos temps de travaux.

Votre zone de confort est la zone “sans stress” dans laquelle vous faites votre chiffre et accomplissez vos tâches. Tout devrait se passer comme prévu, pour assurer le bien-être de votre équipe, de votre entreprise, et le votre par la même occasion.

Gérer les urgences

Bon. Et quand tout fout le camp, comment on fait ?

Une urgence est par essence imprévisible. Quand ça vous tombe dessus, vous n’avez pas d’autre choix que de décaler les tâches en cours.

La première chose à faire est de prévenir tout le monde. Que ce soit les personnes concernées par l’urgence, vos collègues, vos clients ou vos prestataires, prévenez tout le monde. Dans l’idéal, si vous pouvez, nommez quelqu’un pour faire office de liaison.
Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur la résolution de l’urgence.

Puis, palliez à l’urgence, de la manière la plus rapide possible, peu importe la propreté de la solution. L’objectif ici est de revenir à une situation normale, sans avoir à décaler toute la journée.

Selon votre secteur d’activité, il est possible que vous n’ayez pas la possibilité de faire “rapide & sale” dans un premier temps.

Dans les métiers du numérique, on a la chance de pouvoir revenir facilement sur nos pas pour corriger et améliorer après coup.

Une fois la tempête passée, prenez le temps de dresser un compte-rendu de la situation, pendant que c’est chaud. Indiquez les causes qui ont provoqué l’urgence, la méthode utilisée pour s’en sortir, les conséquences que cela a à court terme, et - si nécessaire - les travaux à réaliser ultérieurement.

Cela aura deux avantages, mettre tout le monde au courant, et permettre la planification des travaux ultérieurs, intégrés dans le fonctionnement “normal” de l’entreprise.

Traiter les urgences est épuisant. C’est un bon indicateur du fonctionnement d’une entreprise. Il y a des structures dont le quotidien est jonché d’urgences, traitées les unes à la suite des autres.

Ce n’est pas un climat propice au calme et à la discussion. Constater une augmentation de ces situations est symptomatique d’un dysfonctionnement. Parfois évident, parfois plus insidieux.

Être attentif et conscient dans ces moments permet d’améliorer votre gestion d’entreprise et d’amorcer des changements nécessaires.

Par exemple, prendre une journée de congés se montre souvent plus fatigante qu’autre chose.

Non seulement vous en profitez pour faire les choses que vous n’avez pas le temps de faire, ce qui se traduit par une journée bien chargée, mais surtout, vous changez de rythme.
Le corps est une machinerie antique, elle a besoin de temps pour s’adapter, et cela demande de l’énergie. Et vous changez de rythme pour ensuite revenir en mode “normal”.

C’est pourquoi on recommande - le week-end - de conserver le même rythme qu’en semaine. Cela évite d’être fracassé le Lundi.

Se ressourcer est quelque chose de subjectif. Certains vont voyager, d’autres rester dans leur canapé devant une série (oui Netflix, c’est toi que je regarde), d’autres vont même travailler, mais sur des side-projects.

Il existe beaucoup de moyens de se ressourcer. Le tout est de trouver le vôtre.

Et cela marche encore mieux quand c’est quelque chose qui est inclus dans votre planning ! Pouvoir planifier ces moments où vous vous autorisez à souffler, et à faire autre chose est primordial.

Ce n’est pas quelque chose que l’on doit faire quand on a un moment, vous en avez besoin. Il me semble difficile de pouvoir attendre des meilleurs résultats d’une activité ponctuelle que d’une activité régulière, même quand il s’agit de se ressourcer.

On entend souvent des phrases comme “On devrait faire ça plus souvent !” que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle.

Révélation ! Vous êtes en charge de votre vie et de votre planning, il ne tient qu’à vous de “faire ça plus souvent”.

Lutter, reporter, abandonner ?

Il est probable que vous vous soyez retrouvé un jour face à ce “trilemme”. Ce choix à trois options, comportant chacune leur lot de conséquences et de frustrations.

Le contexte est bien souvent le même. Vous avez une problématique, que vous vous appliquez à résoudre. Elle peut être managériale, structurelle, commerciale ou technique.

Mais il y a un hic. Vous avez la bonne approche mais vous manquez de ressources. Le contexte fait que vous ne pouvez pas mettre en place votre solution aussi facilement ou rapidement que souhaité.

C'est là que se pose le trilemme:

  • Vous luttez, et décidez d’investir dans cette solution, en temps, argent et énergie
  • Vous reportez, et attendez que les ressources nécessaires soient à votre disposition
  • Vous abandonnez, et cherchez à gérer cette problématique autrement.

Il n’y a pas de solution absolue. Gardez en tête qu'il vaut mieux attendre ou abandonner plutôt que de passer tout son temps dans un seul objectif.

Nous avons pas mal d’idées de side-projects et de prototypes en interne, que l’on sait bons et viables. Cependant, il nous faudrait investir une quantité incroyable de temps et d’énergie pour les développer, et en attendant, on ne peut espérer faire un chiffre d’affaires décent.

Nous préférons donc reporter ces projets, jusqu’à avoir les ressources pour allouer une équipe dessus. A temps plein.

Cette réflexion peut d’ailleurs s’appliquer à tout aspect de votre vie, et pas uniquement à l'entreprenariat.

Évoluer

Tout cela nous amène à l’évolution de votre structure. Peu importe que vous ayez commencé seul ou à 10, une entreprise va forcément connaître des changements dans sa manière de fonctionner.

A court terme

Au cours de votre carrière d’entrepreneur, vous allez prendre une quantité astronomique de petites décisions. Comme choisir tel outil au lieu d’un autre, de répondre à cet appel d’offre, de bosser plutôt que d’aller à ce salon etc etc…

Tous ces choix vont avoir un impact sur votre structure. Ils sont fait dans un contexte donné et sont justifiés par ce même contexte.

Mais comme on l’a dit, le contexte change. Et ces décisions sont désormais obsolètes. Il ne faut alors pas hésiter à changer. Même si cela demande un peu de temps d’adaptation.

Au début, nous utilisions une simple fiche Excel pour gérer nos contrats de tma, on en avait moins de 5, et on avait un ticket toutes les semaines. Pas la mer à boire quoi.

Puis on a commencé à constamment vendre des heures de TMA dans nos nouveaux projets, et à être plusieurs dessus. Ce qui devait arriver arriva, on s’est marchés dessus et on a perdu des données.

Depuis, on utilise un outil collaboratif ressemblant à Excel, appelé Airtable qui fonctionne très bien pour notre besoin.

On aurait pu utiliser Google Spreadsheet mais c’est dans notre politique interne de n’utiliser les outils de Google que lorsque l'on ne trouve pas mieux. Cela pour des raisons de confidentialité essentiellement.

A long terme

Si vous avez eu des cours de management, on va parler des décisions dites stratégiques. Autrement dit, celles qui vont impacter significativement le futur et la gestion de votre entreprise.

Cela peut être d’augmenter ou de diminuer votre masse salariale, de changer votre cible de clients ou de développer un nouveau produit/service. Ces décisions nécessitent de la prudence et de l’attention.

Prenez le temps d’élaborer des plans d’action, d’en discuter avec vos collaborateurs ou avec votre entourage. Un seul cerveau ne peut penser à tout, et en tant qu’entrepreneurs, on n’a souvent pas assez de recul sur une situation pour l’apprécier dans son ensemble.

Difficile d’être objectif après s’être investi corps et âme dans un projet :)

Et après ?

Il est important de laisser le temps à vos choix d’exister. Vous ne pouvez avoir la certitude absolue que vos choix sont les bons. Tout n’est jamais noir ou blanc, il y a toujours du bon à prendre et des choses à améliorer dans les conséquences de vos décisions.

Apprendre à prévoir

Savoir anticiper un besoin, et y répondre avant qu’il se présente, c’est ce qu’on appelle simplement l’expérience.
C’est normal de se tromper au début dans ces moments d’évolution. Ce n’est pas qu’on est incompétents ou pas fait pour cette vie là, mais qu’on ne sait juste pas.
On essaie, titube, trébuche puis on se relève et on recommence.

Laissez vous le temps d’apprendre et le droit d’échouer. C’est la meilleure façon de réussir.

Suivre son instinct

Un autre phénomène naturel que l’on sous estime : votre instinct est la depuis des millénaires pour vous guider dans vos choix.
Le fait d’être à l’aise ou non avec une situation est un signe important que vous ne devez pas ignorer.

L’être humain est formaté pour la méfiance et la prudence. Notre système se fout en alerte dès que l’on ressent une menace quelconque. Utilisez cela à votre avantage !

Quand vous vous lancez dans l’entreprenariat, il n’y a qu’une certitude, ça ne sera jamais facile.

Peu importe les ressources dont vous disposez au départ, votre projet va forcément passer par des étapes que vous n’avez pas prévu initialement. Pour le meilleur et pour le pire.

N’ayez pas peur de changer vos plans et de revenir sur des décisions.

N’attendez pas que l’on vous dicte une façon de faire et prenez les devants, adaptez-vous.

Ayez confiance en vos choix et assumez-les.

Réussir son entreprise, c’est aussi une question d’attitude.