Airtable - entre Excel et base de données

par

Développer un outil de gestion fiable et rigoureux n’est pas chose aisée. Cela demande beaucoup de temps et de ressources, ainsi que d’être maintenu au fur et à mesure de son utilisation et de l’évolution de l’activité.

Beaucoup d’entreprises se tournent alors vers Excel. C’est pratique, flexible et les employés savent bien souvent déjà s’en servir. Les plus malins d’entre vous ont peut-être même développé des macros pour aller encore plus loin avec le tableur de Microsoft.

Cependant, cela ne marche que si vous l'utilisez seul. Car pour relier les données d’un Excel à un CRM ou un ERP, c’est pas de la tarte. Généralement, les Excel sont remplis par des humains qui connaissent les spécificités d’une colonne, et peuvent facilement interpréter les exceptions à la règle principale et l'expliquer à d'autres personnes.

Mais un ordi, lui, il s’en fout. Il captera pas pourquoi vous avez renseigné “Voir avec John” quand il attend une valeur numérique, et votre import plantera. S’en suivra alors une discussion plus ou moins houleuse avec un informaticien qui vous expliquera que “la donnée est pourrie” et qu’il peut rien y faire. C'est frustrant, mais normal.

Il existe plusieurs outils qui allient la flexibilité d’un Excel et la rigueur d’un système informatisé et aujourd’hui, nous allons parler de l’un d’entre eux : Airtable.

Le concept

Airtable est un compromis entre une base de données et un Excel. C’est ce à quoi ressemblerait Microsoft Access s’il était bien fichu (je me moque, mais c’est vrai).

Chaque onglet représente une table d’entités, qui répondent à des champs précis. Vous pouvez ensuite lier les entités entre elles via un type de champ spécifique.

Tout se change à la volée, c’est facile, instinctif et prêt à l’emploi grâce à un ensemble de templates qui couvrent pas mal de cas concrets. Vous pouvez afficher votre donnée sous forme de grille ou de blocs, selon votre préférence. Certaines données sont plus agréables à visualiser en Kanban qu’en lignes.

De plus, Airtable est un outil collaboratif. Vous pouvez partager votre travail comme vous le ferez avec Google Drive.

Exemple d'un template Airtable

La version payante permet également d’utiliser des sortes de widgets dans des dashboards. On peut par exemple ajouter une recherche, une carte, des graphiques ou même un concepteur 3D !

Vous pouvez également y intégrer des API comme Hangouts pour communiquer directement depuis Airtable ou même vos calendriers Google. Il faudra toutefois compter 20$/mois par utilisateur pour profiter de ces widgets qui font parfois un peu gadget.

Graphiques liés à la donnée présente
Videocall intégré

Les templates

Comme on l’a dit un peu plus haut, là où Airtable tape juste, c’est qu’il couvre beaucoup de cas d’utilisations via sa bibliothèque de templates. Ils sont triés par catégorie sur le site et vous avez la possibilité de les dupliquer dans votre espace pour pouvoir les ajuster à votre guise, sans avoir à vous retaper toute la création.

Liste des templates Airtable

De plus, il existe aujourd’hui un système de partage communautaire appelé Airtable Universe, qui permet à n’importe quel inscrit à Airtable de partager son travail avec les autres membres de la communauté.

La page d’accueil démontre bien l’usage extrêmement varié que l’on peut faire de cet outil, d’une simple liste de courses à un planificateur de voyages, en passant par des listes d’applications gratuites.

Airtable Universe

Import / Export

C’est le défaut d’Excel : il fait bien le boulot, mais pour en sortir, c’est complexe. Airtable permet de créer une table en important un fichier au format CSV, et pourra ainsi créer une table simple avec la donnée souhaitée. A vous ensuite de paramétrer les règles pour structurer cet import.

Toutefois, ce n’est pas magique. Airtable ne peut importer et exporter que des fichiers CSV, qui ne contiennent que de la donnée brute. Cela veut dire que si des connexions entre tables doivent être comprises, elles doivent bien correspondre à de la donnée existante ou une erreur surviendra.

C’est la même chose quand on développe un système d’import / export sur un site internet sur mesure. Vos développeurs doivent formater la donnée d’une manière compréhensible et utilisable par d’autres services de l’entreprise. Cela implique d’écrire des choses compréhensibles et donc de “casser” la logique informatique.

Il faudra alors la reconstruire lors de l’import si des nouvelles données sont à ajouter.

Airtable est un outil très simple et très pratique d’utilisation, que ce soit à niveau professionnel ou personnel. Dans une petite structure, on n’a pas forcément les outils pour gérer les projets ou les différentes tâches à produire facilement, et on n’a pas non plus le temps de les développer.

Vous pouvez aussi connecter votre Airtable à d’autres outils et application, comme Slack, Drive, Asana via le service de Zapier.

Depuis 1 an, chez Web ex Machina, nous utilisons Airtable comme un CRM avec un gestionnaire de tickets de TMA et de documents administratifs. Nous avons pour objectif de développer notre propre outil en interne à terme, mais en attendant, Airtable nous permet de gérer tout cela proprement.

L’outil est également disponible en application, pour Windows, Mac, iOS ou Android, et promet beaucoup de nouveautés dans un futur proche !