Le Petit Entrepreneur #7 - Pourquoi déléguer ?

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Déléguer est toujours une décision délicate à prendre. De nombreux paramètres rentrent en jeu, comme votre capacité de production, la perte de contrôle que cela induit sur le projet, en passant par la rentabilité économique.

A noter qu’on ne parlera ici que des délégations à des prestataires externes, il existe tout un panel de délégations possibles, mais qui sont plus de l’ordre du management interne d’une entreprise que d’une collaboration avec un partenaire externe.

Le contexte d’une délégation de travail survient généralement pour deux raisons, soit vous n’avez pas le temps de faire, soit vous ne savez pas faire. Dans les deux cas, un nouvel acteur rentrera dans le projet, avec ses avantages et ses inconvénients.

Aujourd’hui, on va se poser les bonnes questions ! Pourquoi, quoi, quand et comment déléguer ?

Pourquoi déléguer ?

Cette question peut paraître stupide vu qu’on a déjà évoqué les deux situations qui amènent à une délégation. Il se trouve que des entreprises ont des politiques internes qui interdisent cette façon de faire, bien souvent à cause de mauvaises expériences par le passé.

Répondre à cette question va nous permettre d’anticiper des problèmes liés au fait de déléguer une prestation et de le faire pour les bonnes raisons.

Peut-être connaissez-vous l’expression anglaise : “Jack Of All Trades, Master of None”. On pourrait la traduire par quelqu’un de “touche à tout, expert en rien”. C’est souvent le cas chez les entrepreneurs malgré eux. Car à force d’être sollicités de toutes parts sur des sujets divers & variés, vous devenez polyvalent mais ne pouvez pas forcément vous focaliser sur votre expertise principale et connexes.

Votre temps et votre énergie ne sont pas inépuisables, et à un moment donné, vous allez faire des sacrifices. Cela se fait même naturellement, il y a forcément des parties qui vous plaisent moins que d’autre dans votre activité. Cela aura pour conséquence de diminuer progressivement votre niveau sur votre expertise globale et ça se ressentira commercialement parlant.

Pour maintenir vos standards dans les champs souhaités, il faut donc déléguer ce que l’on peut.

On le fait déjà par exemple avec la comptabilité. C’est un peu forcé par nos lois certes, il n’empêche que faire sa compta et gérer sa paperasse prend un temps phénoménal et constitue une perte sèche en commerce car on ne fait que de la gestion.

Il y a très certainement des activités associées à votre expertise qui ne justifient pas une embauche et qui peuvent être confiées à des entreprises partenaires, dont c’est l’expertise majeure.

Cela vous permet de vous focaliser sur ce qui vous fait vivre, et ce pourquoi vos clients ont besoin de vous.

Quoi déléguer ?

C’est une question très subjective où l’on trouve toutefois quelques points communs absolus. Si identifier les activités qui font votre chiffre d’affaires est normalement assez facile, c’est moins évident de les distinguer quand elles s’entre-mêlent.

Nos prestations sont souvent vendues par pack, c’est un ensemble de services qui sont vendus et dans ces cas-là, c’est difficile de savoir si c’est une prestation qui tire les autres ou si c’est l’ensemble qui convertit.

Un autre paramètre important est de pouvoir le déléguer. Il y a des activités qu’il n’est pas recommandé de confier à un prestataire car vous pourriez perdre votre plus-value auprès de votre client. Ce sont souvent les prestations les plus proches du métier qu’il est important de conserver car ce sont celles qui font votre valeur aux yeux du client.

Cherchez les prestations plus techniques, celles qui nécessitent le moins d’interactions possibles avec le client, voire aucune. Nous le verrons plus tard, mais l’important ici est de rester en maîtrise de la prestation.

Enfin, ne déléguez jamais quelque chose dont vous ne savez rien. Cela a un double intérêt. Primo, on l’a mentionné, vous restez en maîtrise de ce qu’il se passe, en comprenant ce que fait votre prestataire et en étant capable de l’expliquer vous-même à votre client. Ensuite, cela vous permettra de sauver les meubles si votre prestataire bat de l’aile. Sans que ce soit forcément parfait, la prestation aura été livrée et le contrat pourra être relativement satisfait.

Quand déléguer ?

Le timing est une des composantes essentielles dans la réalisation d’une prestation. On a déjà eu l’occasion d’en parler dans les articles traitant de la gestion d’un projet. Déléguer implique d’amener un nouvel acteur dans le projet, et ça prend un certain temps.

Vous devez expliquer la prestation attendue, faire le tri & le relais des informations de votre client. C’est une gestion de projet à part entière et il ne faut pas espérer gagner beaucoup de temps sur des petites prestations.

A vrai dire, le seul moment où vous pouvez être gagnants à déléguer des petites prestations est sur des choses que vous ne pouvez faire. Si ça ne prend pas beaucoup de temps, c’est théoriquement peu risqué de les déléguer.

Le fait de déléguer une partie d’un projet doit répondre à la question : est-ce que cela vous soulage ?

Si déléguer vous prend plus de temps que de faire vous-même, c’est inutile. De même que si cela vous fait gagner du temps, mais que vous n’êtes pas du tout à l’aise ou en confiance avec votre prestataire, ce n’est pas bon non plus.

Une excellente règle existe pour savoir quand déléguer : la règle des 70%. Si un prestataire peut exécuter 70% d'un projet et que cela vous permet de vous focaliser sur les 30% restants qu'il ne peut faire, c’est à considérer !

Cela signifie que vous pourrez théoriquement gérer plus de tâches en parallèle et utiliser votre temps là où vous êtes réellement indispensable.

En savoir plus (anglais)

Ca peut vous paraître évident, mais avec la délégation systématique, on en vient parfois à ne plus se poser cette question et à se mettre dans des situations inconfortables, à cause d’une bête habitude et parce qu’on ne s’est pas posé la question “est-ce mieux si je le fais moi-même ?”.

Comment déléguer ?

On en vient à notre dernier point, comment déléguer en toute sérénité ?

Un point essentiel - qui n’est malheureusement pas si évident que ça - est d’être transparent. Même si ça ne regarde pas votre client dans l’absolu, il me semble primordial qu’il soit au courant que vous sous-traitez une partie de son projet.

Travailler avec des prestataires est une collaboration et requiert une confiance mutuelle. Si vous faites de la rétention d’informations, il ne peut avoir confiance en vous et ça sera vite réciproque.

Comme toute collaboration, vous pouvez mettre à profit toutes les techniques de gestion de projet et de management. Cadrez votre besoin & le travail à effectuer par votre prestataire, puis effectuez des recettes régulièrement pour suivre le bon déroulement de votre collaboration.

Un des avantages lorsqu’on délègue à une autre société est que vous êtes liés par un contrat. Sans être simple, une collaboration entre entreprises est plus flexible qu’une embauche.

Libre à vous de cadrer ce contrat et de travailler avec le maximum de documents précisant la prestation à accomplir.

Ensuite, si nous avons mentionné l’importance de maîtriser le sujet, cela ne veut toutefois pas dire de la contrôler en tout point. En faisant appel à un prestataire, vous bénéficiez également de son expérience et de son point de vue et il serait dommage de s’en priver.

Soyez ouvert d’esprit, déléguer ne veut pas dire contrôler.

Dans le même état d’esprit, à moins que la situation l’exige, déléguez l’objectif et non la procédure. Vous avez choisi de déléguer donc ne soyez pas contre-productif en passant du temps à décrire le processus à exécuter. Autant le faire vous-même à ce niveau là.

Et enfin : soyez patient. Un prestataire ne travaille pas comme vous, que ce soit en terme de méthode ou de temps. Si votre travail d’encadrement est bien fait, et que votre prestataire a toutes les ressources pour accomplir sa part, vous avez fait votre part et il fera la sienne.

Déléguer est surtout une histoire de compromis et de feeling. Selon le client, le projet ou le prestataire, ça sera ou ne sera pas la bonne action à faire.

Les règles à retenir sont les suivantes :

  • Déléguez si vous pouvez faire vous-même
  • Ne déléguez que si vous avez confiance en votre prestataire
  • Soyez transparent avec tous les acteurs du projet
  • Restez à l’écoute de votre prestataire et bénéficiez de son expérience
  • Soyez patient

Arriver à déléguer est une étape fondamentale dans la vie d’un entrepreneur. Si ce n’est pas quelque chose dont vous avez besoin maintenant, prêtez attention au moment où vous êtes sous l’eau trop fréquemment.

Demandez-vous régulièrement si le temps que vous passez à effectuer une tâche pourrait être alloué à quelque chose de plus intéressant pour vous et votre structure.

Enfin, comme toute collaboration, travailler avec des prestataires gagne en efficacité avec le temps. En commençant quand il n’y a pas ou peu de risques, vous pouvez anticiper des problématiques difficiles à surmonter dans le feu de l’action.