Notion

Notion

Si vous passez la majeure partie de votre vie professionnelle sur un ordinateur, vous avez déjà du essayer une tonne de logiciels et d’outils pour améliorer votre productivité ou organiser votre quotidien.

C’est notre cas aussi chez Web ex Machina ! On a cette curiosité professionnelle de voir comment sont faits ces outils et d’en tirer le maximum.

L’outil actuel, c’est Notion. Un système polyvalent et collaboratif pour rédiger et organiser des contenus en tout genres.

On l’utilise au quotidien pour préparer nos projets, gérer nos plannings et nos objectifs et rédiger les documents pour nos side-projects.

Aujourd’hui, on va faire un tour de la plateforme, de ses avantages et de ses limites !

On va parler ici de Notion dans sa version payante. Sa version d’essai gratuite est relativement limitée et on en parlera en fin d’article.

Pages

Dans Notion, vous pouvez créer autant de pages & de sous-pages que nécessaire. La logique est simple : tant que vous vous y retrouvez, c’est bien.

Chaque page standard a un titre et du contenu libre, et peut avoir une sorte d’image d’entête, un émoji pour illustrer son intérêt et un système de commentaires que les usagers peuvent utiliser.

Entête de page dans Notion
Entête de page dans Notion

Niveau du contenu, Notion se base sur le langage de saisie Markdown pour formater son texte. C’est une façon d’écrire et de mettre en page du contenu grâce à des raccourcis syntaxiques dont on parlera plus en détail dans un article dédié.

# Titre de niveau 1
## Titre de niveau 2
### Titre de niveau 3

* élément de liste à puce
* élément de liste à puce

*Texte en italique*

**Texte en gras**

Retenez juste pour l’instant que la syntaxe Markdown est un standard de rédaction. Elle est ensuite convertie en HTML et correctement mise en page par la charte graphique du site où elle est appliquée.

En plus d’utiliser cette mise en page standard, Notion propose tout un tas de composants pour aller plus loin dans la structuration du contenu. Un bloc de citation avec un emoji, une todo-list, une vidéo, une page web embarquée... Beaucoup de possibilités à associer pour créer des pages complètes !

Composants dans Notion
Composants dans Notion

Cela dit, la force de Notion, c’est de pouvoir disposer de ce système de pages dans des tableaux logiques, s’inspirant très fortement des bases de données.

Bases de données

Notion permet de créer des tableaux de données assez poussés, où chaque ligne peut se transformer en page. De plus, un système de propriétés, visibles (ou non) directement dans le tableau ajoute plusieurs moyens de structurer vos pages et informations.

C’est extrêmement versatile. Vous pouvez faire une liste de tâches, de contacts, d’articles... Voire plus encore car Notion vous propose aussi de créer des colonnes à saisie spéciale (à la manière d’Excel avec des formules).

Devis dans Notion
Devis dans Notion

Il permet également de grouper / filtrer / trier les résultats selon tout un ensemble de paramètres et de créer des vues spécifiques pour chaque type d’usage.

Par exemple, votre liste de contacts peut être répartie entre prospects, clients et prestataires. Vous pouvez ainsi avoir 3 vues pour gérer les 3 éléments de la même manière, avec les mêmes données, mais en les séparant visuellement pour mieux s’y retrouver au quotidien.

Tris dans Notion
Le système de tri par propriété

Le terme de “vue” est régulièrement présent en informatique comme un ensemble de données filtré et/ou formaté pour un usage précis.

Ces bases de données peuvent avoir une forme classique de tableau, mais également de calendrier ou de Kanban.

Calendrier

Destiné à piloter des plannings, le mode “Calendrier” agence vos pages en les groupant par journée dans un design d’agenda virtuel.

Il est toujours possible de créer des pages à l’intérieur de chaque élément. La date devient juste une propriété pour ranger la page dans la bonne case.

Calendrier dans Notion
Un affichage en mode calendrier

Kanban

Le Kanban est format très utilisé dans les méthodes de management et de gestion de projet récentes. Cela permet notamment de visualiser d’un coup d’œil quelles sont les tâches du jour à faire, quelles sont les priorités, etc...

Tout comme la logique de Kanban, Notion permet de glisser un élément dans une autre colonne pour le changer de catégorie.

Kanban dans Notion
Un affichage en mode Kanban

Interfaces

Même si Notion regroupe pas mal de fonctionnalités, il est conscient que vous n’utilisez pas qu’un seul outil pour gérer votre quotidien.

Drive, Slack, Figma, Github, Jira... Les principaux outils sont intégrés directement dans Notion, et il est possible de créer des systèmes sur mesure grâce à une API.

Liste des systèmes externes connectés à Notion
Liste des systèmes externes connectés à Notion

Templates

Nativement, Notion vous propose de nombreux templates pour illustrer toutes ses possibilités. Du bugtracking, de la gestion de projets, des campagnes publicitaires, plein d’exemples qui représentent plus ou moins nos activités professionnelles.

Comme de nombreux outils collaboratifs, Notion essaie de développer une communauté autour de lui et invite ses usagers à partager leurs templates.

Vous avec donc sur cette page la possibilité de visualiser et d’importer un template d’un autre usager de Notion qui conviendrait.

Exemple de template communautaire
Un template communautaire fait par l'équipe de l'outil Buffer

Vie privée

La gestion de la vie privée et des données personnelles est un sujet important chez nous. Gérer une entreprise implique forcément de saisir un grand nombre de données dites personnelles dans un outil dont l’entité mère est localisée dans un pays hors UE.

Malheureusement, la politique de confidentialité de Notion indique seulement qu’elle respecte les règles en vigueur dans les différents pays où il est disponible. Ils indiquent toutefois s’engager à ne pas utiliser les données à des fins commerciales.

Cela étant, et même si ce n’est pas absolu, la RGPD s’applique et Notion doit la respecter pour pouvoir continuer d’exercer dans l’UE.

Lire la politique confidentialité de Notion

Notion est un outil collaboratif complet qui a vite pris sa place dans notre quotidien chez Web ex Machina. C’est sa flexibilité et la perspective d’intégrations avec les autres outils qui nous a particulièrement parler.

On avait déjà parlé d’Airtable, l’enfant prodige d’Excel et des bases de données, et on l’utilise encore, car il remplit un objectif différent. Notion vient parfaitement compléter ce qu’il nous manquait comme outil de rédaction et de management collaboratif.

Niveau prix, il propose une version d’essai gratuite pour les entreprises qui ne suffira pas longtemps. Notion ne limite pas en termes de fonctionnalités mais en nombre de blocs. Une fois cette limite atteinte, on vous invite à supprimer des contenus ou à passer à la caisse. Autant vous dire que l’opération a marché car il ne nous a pas fallu longtemps pour choisir la seconde option.

Pour une entreprise, la facture sera d’une centaine d’euros par personne par an. C’est honnête vu le temps gagné.

Consulter le site de Notion

Il est possible d’exporter ses pages Notion au format Markdown ou en PDF, pour les sauvegarder sur un support externe. L’avantage d’utiliser un système standard pour la saisie est que vous trouverez toujours un moyen dans le futur d’utiliser vos travaux, même sans Notion.

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